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Email, intelligenza artificiale e privacy: dove finiscono davvero i dati

Affidare la posta di un'attività a un sistema di intelligenza artificiale solleva una domanda legittima: dove finiscono i dati, chi li elabora e per quanto restano. Di seguito una spiegazione chiara, senza semplificazioni comode.

La domanda giusta

Quando il contenuto delle email viene affidato a un software, è corretto chiedersi dove venga trattato e con quali garanzie. In quei messaggi ci sono preventivi, recapiti, a volte dati riservati dei clienti: meritano una risposta precisa, non una rassicurazione generica. Ecco come funziona Euribate dal punto di vista del trattamento dei dati.

Cosa fa Euribate con le email

Euribate si collega a una casella esistente, su Gmail, Outlook o Aruba. Analizza i messaggi in arrivo e individua quelli ricorrenti: richieste di preventivo, orari, disponibilità, prenotazioni.

Per questi prepara una bozza di risposta nel tono di voce dell'attività. La bozza viene rivista e inviata con un'approvazione; quando l'affidabilità è consolidata, il sistema può rispondere in autonomia ai casi più semplici, lasciando i reclami e le situazioni delicate alla persona. Per costruire la bozza, il testo del messaggio viene inviato al modello di intelligenza artificiale: è il punto in cui è lecito chiedersi dove finisca il dato. Di seguito il percorso.

Il fornitore del modello: Mistral, con sede nell'Unione Europea

Il modello che redige le bozze è fornito da Mistral, azienda europea con server nell'Unione Europea. Da questo derivano quattro garanzie concrete. I dati sono conservati all'interno dell'Unione Europea. Il fornitore che spedisce le risposte ha sede e server nell'Unione; le società del suo gruppo possono accedervi da paesi terzi per la sola assistenza tecnica, con le garanzie contrattuali previste dal Regolamento. Le email non vengono usate per addestrare i modelli: il contenuto di un'attività non viene appreso né riutilizzato per altri. Si applica il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). E il fornitore non conserva il contenuto oltre il tempo necessario a generare la risposta, secondo la modalità Zero Data Retention: una garanzia contrattuale, non una formula promozionale.

Isolamento tra le caselle

Ogni casella è trattata in modo isolato rispetto alle altre. I clienti, i preventivi e il tono di voce di un'attività restano nel proprio ambito e non sono accessibili ad altri utenti del servizio. Il tono di voce viene appreso esclusivamente dalle email dell'attività stessa: il risultato riflette chi scrive perché parte dai suoi testi.

Cosa elabora il motore, e cosa non resta

Per generare una risposta, il modello deve elaborare il testo del messaggio: lo legge nel momento dell'elaborazione. È inerente al funzionamento di qualunque sistema di questo tipo, ed è corretto dirlo con chiarezza. La questione rilevante, però, non è la lettura ma la conservazione.

In modalità Zero Data Retention, il fornitore non trattiene input e output oltre il tempo necessario a produrre la risposta: non è prevista alcuna finestra di conservazione, ed è verificabile nel pannello di amministrazione. La copia gestita da Euribate è cifrata e cancellata entro pochi giorni. In sintesi: il contenuto viene elaborato per rispondere, non archiviato.

Cosa significa in pratica per una piccola attività

Un esempio concreto. Un'attività che riceve trenta email al giorno e ne gestisce venti con risposte simili ottiene venti bozze pronte, che la persona approva prima dell'invio. Il controllo resta all'attività: è sempre chi la usa a decidere cosa viene inviato.

I dati non lasciano l'Unione Europea, non alimentano l'addestramento dei modelli, non si mescolano con quelli di altre attività e, terminata la risposta, non vengono conservati dal fornitore. Per un negozio, uno studio professionale, un ristorante o un artigiano, è un equilibrio ragionevole tra efficienza e controllo.

Domande frequenti